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＜医療機関の皆様へご案内＞　当院運用の受診・ワクチン予約システムのご紹介

ご興味のある医療機関様へ

　当院は開院以来十五年以上、受診予約システムそしてワクチン接種予約システムを独自に制作、運用してきました。想定・開発までは創造概念が明確であれば実現します。しかし運用の後には時世の変容に応じた細かな修正、システム許容範囲の設定変更など、様々な改変が必要となります。そのような意味で、予約システムには固定した究極完成型は存在しませんし、人間のように常に環境の中で生きながら必要に応じて自身を対応させる努力が永遠に続きます。

　当院は令和５年４月にも受診予約システムを当院仕様に改良しつつあります。また、出張対応を含めたインフルエンザワクチン予約システム、また区分が複雑化したコロナワクチン予約システムについては運用を重ね、実績として評価するならばほぼ完全な満足度の安定したシステムとしてここ数年間、無事に運用してきました。

　他の医療機関、歯科医療機関の先生方も含め、当院予約システムについてよくご質問をいただきます。当院は自社開発型なので他の商用汎用予約システムにはあまり知識がありませんでした。その先生方がすでに導入しているシステムや運用について伺うと、費用を賄えば導入はすぐに行えるものの、汎用多売を想定した標準システムに無駄（自院に不必要な機能）が多く、また導入後の随時修正・付加設定に要する時間・金銭の手間が過大に感じました。

　当院はこれまで常に「必要最低限の機能をもつシンプルな予約システム」を制作・改変・運用してきました。開発担当者は　古村システム事務所の古村様です。私自身のプロフィールに少し記載してありますが、私は末席ながら日本ギター連盟所属クラシックギタリストの一人です。ギター門下兄弟子の古村様がシステム開発に異才をお持ちであることを知り、お願いのもとここ十数年以上、今日まで秀逸なシステムを制作管理していただいております。ただ、古村様は医療関連システム制作がご本業ではありませんので、その関連については公の宣伝販売を行なっておりません。縁のあった医療機関様のみに個別設計・維持管理を静かに行なっていらっしゃる感じです。

　古村システム事務所の開発スタイルが大きく変わることはないと思います。ただ私個人として「医療関連の予約システム」を、ここまで繊細柔軟に個別開発され、心をこめた維持管理なさる存在は当代希少と実感しています。素晴らしいものは広めたい、という私個人の思いをお伝えし、このたび、古村様ご許可のもと、ここに紹介させて頂いた次第です。古村様側の物理的都合もございますので、ストップがかかった時点で本紹介ページは終了します。たまたまこのページをお読みになった皆様は、ひょっとしたら何かご縁があるかもしれません。

　以下は簡単な紹介です。当院の仕様で素晴らしいと思う点を一例として紹介いたします。予約システムは医療機関に応じて必要な要素が変わります。要素と想定される様々な運用を精細にイメージ出来れば、きっと素晴らしいシステムが仕上がると思います。でも、最初から精密に設計しなくても、おおまかに創って運用し、育ててゆくのも楽しく有意義な経験となります。古村システム事務所は様々なニーズに対応してくださいます。医療関連以外のシステム開発も勿論可能のようです。ご関心があれば一度、下記からご連絡なさってみてください。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文責　　岡田　純一

＜当院運用予約システムの特性について（一例）＞

「受診予約システム」

　予約は汎用の商用システムでは、あらかじめ設定した予約時間単位のなかで　予定来院時刻での予約　を行なっています。当院も当初は予約時刻を基本としたシステムで運用を試みました。しかし「時刻枠（予定来院時刻＋予想診療所要時間）で受付しても、実際には診療所要時間が受診内容によって大きく変わる」こと「受診時刻通りに来院するとは限らない」こと、また「受診予約コメントで複数家族を同時に受診予約してしまう」ことなどを経験として学びました。

　最近整えたシステムは「受診予定時刻ではなく、区分設定したGroup時間帯内に予約可能人数を設定する（0.1人単位）」、「受診内容区分を明確化しそれぞれの内容に応じて経験から所要人数単位を設定する（普通の受診は1.0人で同時予約家族は0.5人、いつもの湿布や眠剤処方なら0.1~0.5人など）」、また「家族の同時受診予約は個別ながら一括に予約可能で、最大本人を含めて四人まで予約可能」という創案です。予約者はGroup時間帯内で早めのご来院をお願いし、来院後は優先的に通します。また各Group時間帯に設定する最大人数単位は余力（Groupごと＋人数単位）も設定可能ですので、例えば家族分予約として進んだ場合に予約途中でGroup枠最大値を超えてエラーとなることをを防ぐことも出来ます。すでに成立した個別の予約についても、診療事前に見込消費人数単位を経験から縮小したり拡大したり編集が可能です。

　予約者をGroup時間帯内に収めると、忙しい診療時間帯においても「せっかく予約時刻に来ていただいたのに、すぐにお呼びできなかった」というようなストレスが軽減します。また、経験予測で個別に所要人数単位を事前に編集可能ですので、余裕単位が生まれたところには新規予約が見込めます。

　受診予約システムはWEB予約が基本ですが、もちろん電話受付等を経た管理画面からの手入力も可能です。

「インフルエンザ・コロナワクチン予約システム」

　ワクチンの入荷在庫状況予測をもとに、日別に予約受付人数上限を設定、公開しWEB予約受付します。同時に複数家族も接種予約が可能です。あえて設定人数の上限を超えて予約に含めることも管理画面から可能です。WEB予約が基本ですが、もちろん管理画面から手入力も可能です。

　全ての接種について初回接種から先の二回目接種以降、所定の期間をおいているかどうか自動チェックがなされます。ワクチン種別に応じて、次回予約に進む画面では所定の日付以降が予約候補日として示されます。

予約システムに関するご質問、ご依頼については、下記へお問合せください。

予約システムのサンプルページ紹介を含めてご質問にお答えいたします。

受診予約システム（WEB管理画面）の一例